شاید بتوان گفت مهمترین اتفاقات یک اداره یا یک شرکت در سالن کنفرانس آن اتفاق می‌افتد. بررسی اهداف و رویکردهای مختلف مجموعه در این مکان صورت می‌پذیرد و سطوح مختلفی مدیریتی در آن حضور خواهند داشت. بنابراین طراحی سالن همایش یا کنفرانس بایستی به گونه‌ای انجام شود که آرامش جلسه به طور کامل حفظ شود و جذابیت ظاهری و آیتم‌های بصری آن افراد حاضر در جلسه را تحت تاثیر قرار بدهد. بنابراین این مقاله را اختصاص داده‌ایم به طراحی و تجهیز سالن کنفرانس، مکانی که تبادل نظرات و تصمیم‌گیری‌های تعیین‌کننده شرکت در آن محیط انجام خواهد شد.
کارشناسان مجموعه طرح‌پرداز پایا درباره طراحی و اجرای دکوراسیون اداری اطلاعات جامعی را در اختیار ما قرار خواهند داد. پس ادامه این مطلب را از دست ندهید.
اگر قرار باشد سالن کنفرانس شرکت یا اداره شما محیطی آرامش‌بخش و آراسته باشد باید هنگام طراحی دکوراسیون داخلی آن به یکسری نکات مهم توجه ویژه داشته باشید:
میز کنفرانس باید در وسط سالن قرار بگیرد و صندلی‌های اداری در اطراف آن چیده شوند، بسته به این که سایز میز چقدر و فضای سالنی که در اختیار دارید چه اندازه است بایستی مساحتی را هم برای رفت و آمد افراد در نظر بگیرید بدون این که هنگام تردد مزاحمتی برای یکدیگر ایجاد کنند، با توجه به تعداد نفراتی که معمولا در جلسات شرکت حضور پیدا می‌کنند در فواصل مناسب و متعارف بایستی صندلی چیده شود و فضایی ایجاد شود تا مدیران در امنیت و آرامش روانی کامل به بحث و تبادل اطلاعات بپردازند.
در این سالن عموما از میزهای مستطیلی یا بیضوی استفاده می‌شود و در موارد خاص اگر تعداد افراد حاضر در جلسه زیاد باشد میزهای میان‌تهی کاربردی‌تر هستند، زیرا افراد به راحتی با یکدیگر ارتباط چشمی برقرار می‌کنند و پذیرایی از مهمانان نیز ساده‌تر خواهد شد. معمولا یک سمت میز به عنوان جایگاه سخنران تعیین می‌شود و صندلی‌ها باید به گونه‌ای چیده شوند که به جایگاه سخنران تسلط خوبی داشته باشند.
بسته به این که چه فعالیت‌هایی در سالن کنفرانس انجام می‌دهید بایستی برای آن تجهیزات و اقلام مورد نیاز را فراهم کنید. پورت تلفن و دیتا، پرینتر، دستگاه فکس، سیستم‌های صوتی و تصویری، میکروفن‌ها یا کامپیوترها و سیم‌کشی‌های آن یا وایت‌بردهای الکترونیکی چند مورد از این تجهیزات هستند که در سالن کنفرانس به کار می‌آیند. در صورتی که در سالن و در پشت صندلی سخنران از پروژکتور استفاده کردید ضروری است که تمامی افراد حاضر در جلسه به تصاویر آن دید داشته باشند.
میز سالن اولین المانی است که توجه مدعوین را به خود جلب می‌کند. قرار است پشت این میز تصمیمات مهم و تاثیرگذاری گرفته شود و سودهای بزرگی برای شرکت به همراه داشته باشد، بنابراین این میز باید شکوه و قدرت بخصوصی داشته باشد و ابعاد و رنگ و ظاهر آن چشمگیر باشد. میز باید قابلیت جا دادن تعداد مدعوین را داشته باشد، برای این هدف بهتر است از میز مدولار استفاده شود، یعنی میزی که قابلیت تنظیم ابعاد خود را بر اساس تعداد نفرات حاضر داشته باشد.
مطالب پیشنهادی: میز کنفرانس اداری؛ همه چیز برای یک جلسه آماده است!
بدون شک مهمترین چیزی که باعث می‌شود در حین برگزاری یک همایش احساس راحتی داشته باشید همان صندلی است که روی آن نشسته‌اید و با بدن شما تماس دارد. پشتی صندلی باید بتواند انحناهای بدن را به خوبی پوشش بدهد، رویه آن زمخت و خشن نباشد و اصول و استانداردهای ارگونومیک در آن رعایت شده باشد. استفاده از صندلی‌های متحرک با قابلیت تنظیم ارتفاع در سالن‌های کنفرانس بسیار مرسوم‌اند. همچنین بهتر است فاصله مناسبی بین صندلی حضار در نظر گرفته شود تا آرنج افراد به همدیگر برخورد نکند و نزدیکی زیاد احساس امنیت روانی را از بین نبرد. طراحان معمولا این فاصله را نیم متر یا بیشتر در نظر می‌گیرند.
دقت کنید که فضا رسمی است، بنابراین به رنگ‌های سنگین و خنثی برای میز، مبلمان، پرده‌ها، کفپوش و دیوارهای سالن کنفرانس نیازمندیم. بهتر است رنگ المان‌ها را از یک پالت رنگی بردارید و بیش از حد در دنیای رنگ‌ها غرق نشوید. لزومی ندارد حتما از رنگ‌های تیره استفاده کنید، رنگ‌های روشن می‌توانند قدرت خلاقیت و ابتکار افراد را به جریان بیندازند.
مطالب پیشنهادی: مبل و صندلی استاندارد اداری؛ اندازه‌ها و نکته‌ها!
بدیهی است که کفپوش سالن بایستی قابل شستشو باشد و در برابر تردد و رفت و آمد زیاد افراد مقاومت خوبی از خود نشان بدهد. به دلیل استفاده از میز بزرگ و سنگین و صندلی‌های متعدد کفپوش باید به گونه‌ای انتخاب شود که تحمل وزن زیاد را داشته باشد و آسیب نبیند. اگر کف سالن همایش را با فرش تزئین کنید هم به جذابیت سالن کنفرانس افزوده می‌شود و هم همهمه در سالن نمی‌پیچد و می‌توانید سر و صدا را با آن کنترل کنید.
هنگام برگزاری یک جلسه طولانی و مهم ممکن است هر آیتمی باعث حواس‌پرتی حضار شود، رشته کلام از دست سخنران خارج شده و کیفیت جلسه کاهش پیدا کند. بنابراین مواردی را که ممکن است برای آرامش جلسه شما مزاحمت ایجاد کنند را به حداقل برسانید. به عنوان مثال اگر سالن کنفرانس در مرکز شهر واقع شده و هیاهو و سر و صدای ماشین‌ها و خیابان به داخل سالن راه پیدا می‌کند بهتر است از پنجره‌های دوجداره و عایق صدا استفاده کنید تا تمرکز حاضرین در جلسه به سمت حواشی منحرف نشود.
نور خوب و مناسب باعث ایجاد تمرکز بهتر شرکت‌کنندگان حاضر در کنفرانس می‌شود. البته که ترجیح این است که سالن با نور طبیعی روشن شود اما اگر نور آفتاب برای سالن کافی نبود استفاده از نور زرد ارجحیت دارد. نور باید به گونه‌ای باشد که در صورت استفاده از پروژکتور، تصویر به راحتی برای بینندگان مشخص باشد و نور خورشید برای آن مزاحمتی ایجاد نکند.
اگر قرار باشد صدای صحبت و همهمه شرکت‌کنندگان از سالن خارج نشود و برای کنفرانس خود حریم خصوصی قائل باشیم دربها و دیوارها بایستی عایق‌بندی شوند و سالن خاصیت اکوستیک داشته باشد، صدای سخنران هنگام صحبت کردن اکو نشود و به طور واضح به گوش حضار برسد.
هر نوع چیدمانی که برای سالن کنفرانس در نظر می‌گیرید بایستی هدف شنیدن و دیدن واضح صدا و تصویر را تامین کند. این طراحی می‌تواند به اشکال زیر انتخاب شود:
این موارد را به خاطر بسپارید:
سالن کنفرانس سمبلی از اعتبار و پرستیژ شرکت است و مکانی است که در آن جلسات آموزشی، رشد و تبادل ایده‌ها و برقراری معاملات مختلف صورت می‌پذیرد، بنابراین باید طراحی و تجهیز سالن کنفرانس، نوع چیدمان و مدل دکوراسیون آن توسط مجموعه‌ای حرفه‌ای و خوش‌سابقه صورت بگیرد. همه این تلاش‌ها انجام می‌شود تا با وجود یک محیط بهینه و کارآمد، بهره‌وری شرکت افزایش بیابد. مجموعه طرح‌پرداز پایا با استفاده از ایده‌هایی نو و خلاقانه در جهت طراحی اتاق کنفرانس آماده هرگونه مشاوره و همکاری با شما مخاطبان عزیز چیدانه هستند.
«می‌توانید در صفحه طرح‌پرداز پایا از پروژه‌های این شرکت دیدن کنید و در صورت تمایل سفارشات خود را ثبت بفرمایید.»
اگر به این مطلب علاقمندید می‌توانید لینک‌های زیر را نیز دنبال کنید:
نویسنده: مهشید بختیاریعضو تحریریه چیدانه